Montag, 14. Mai 2018

Telefon-Knigge Update

Liebe Leserin, lieber Leser,

Foto: Pixabay Alexas_Fotos
soeben hat sich das Unwetter über Wiesbaden mit Gewitter, Hagel und Regen verzogen, dennoch ist es noch sehr schwül und ich glaube, da kommt noch ein Schutt Regen auf uns zu. Ich hoffe, Sie sind vom Unwetter nicht betroffen gewesen. Falls doch, wünsche ich Ihnen, dass die "Aufräumarbeiten" so gering wie möglich ausfallen. Ich drücke die Daumen. Ich bekomme immer die Warnmeldungen des Deutschen Wetterdienstes, nach denen ich mich richte. So kann ich  z. B. das Telefon im Büro auf das mobile Telefon umleiten und bin hoffentlich denn auch bei Gewitter erreichbar, womit ich schon langsam zum Thema komme, nämlich dem Telefon-Knigge - Update.

Wann haben Sie sich das letzte Mal so richtig beim Telefonieren geärgert, weil z. B. niemand abgenommen hat oder weil Sie nicht zurückgerufen worden sind, obwohl Sie darum gebeten haben?

Ich sage immer, auch beim Telefonieren, hinterlassen wir bei unserem Gesprächspartner einen Eindruck, sei es beim Anrufenden oder sei es bei demjenigen, der das Telefonat entgegennimmt.

Und damit Sie auch via Festnetz- oder auch mobilem Telefon beim Gesprächspartner gut punkten, kommen hier einige Empfehlungen meinerseits.

1. Gut vorbereitet ist die halbe Miete

Planen Sie einen Gesprächstermin via Telefon, so bedenken Sie, dass Sie genau so viel Zeit in die Vorbereitung stecken sollten, als wenn Sie sich persönlich treffen.
Machen Sie sich eine kleine Agenda mit entsprechenden Punkten, die angesprochen werden sollen und arbeiten Sie diese im Telefonat ab. Halten Sie ferner Notizblock und Schreibutensilien bereit, für den Fall, dass Sie mitschreiben möchten. Wird Ihr Telefonat von einer Webcam begleitet, so achten Sie auf Ihr Äußeres und auf den Hintergrund vor dem Sie sitzen.

2. Pünktlichkeit gilt auch beim Telefonieren

Klären Sie vor dem Telefontermin ab, wer anruft. Ferner beachten Sie auch hier den pünktlichen Anruf bzw. achten Sie darauf , dass Sie zum vereinbarten Termin sich bereithalten, den Anruf entgegenzunehmen.
Sollte etwas dazwischen kommen, so melden Sie sich beim anderen Gesprächspartner und verschieben beispielsweise das Telefonat um einige Minuten nach hinten. Es gehört zum guten Ton, sich zu melden, wenn ein Termin nicht eingehalten wird. Pünktlichkeit hat immer auch mit Respekt dem anderen gegenüber zu tun.

3. Wer hat denn angerufen?

Sollten Sie ein Telefonat für einen Kollegen, der gerade außer Haus ist, annehmen, so empfehle ich Ihnen, eine kleine Memo zu fertigen. Diese kann via Mail an die Kollegin oder den Kollegen weitergeleitet werden. Selbstverständlich können Sie auch eine kleine Telefonnotiz handschriftlich fertigen, die Sie dann weitergeben.
Folgende Inhalte sollte Ihre Telefonnotiz haben:

a) Wer hat angerufen?
b) Uhrzeit des Anrufs
c)  Darstellung, um was es geht
d) Mitteilung, ob zurückgerufen werden soll inkl. Erfassung der Telefonnummer des Anrufers, falls
    zurückgerufen werden sollte. 

e) Ihr Kürzel bzw. Ihre Unterschrift

Teilen Sie dem Anrufer mit, wann Ihr Kollege wieder am Platz ist, für den Fall, dass die Person nochmals anrufen möchte.
Und derjenige, der zurückrufen soll, sollte denn auch zügig zurückrufen. Bedenken Sie: Auch ein zügiger Rückruf hat etwas mit Respekt vor dem anderen zu tun.


4. Vermitteln Sie Kompetenz

So, wie Sie im persönlichen Gespräch Profil zeigen, so zeigen Sie das auch während
eines Telefonats. Vermeiden Sie ein "Klimpern" auf der Tastatur, denn es erzeugt den Eindruck, Sie hören nicht zu. Da Sie im Telefonat mit Ihrer Stimme wirken, ist es ratsam, selbst auch einmal zu lächeln, auch wenn der andere Sie nicht sieht. Er spürt Ihr Lächeln aber.

Und sollte sich ein Kunde oder ein Geschäftspartner Ihres Hauses einmal verwählt haben und Sie in der Leitung antreffen, seien Sie ihm bei der Suche nach dem korrekten Ansprechpartner behilflich.
Legen Sie nicht gleich auf, wimmeln Sie ihn nicht ab, sondern agieren Sie servicebewusst. Das kommt nämlich beim Anrufer gut an und kann sich positiv auf  Sie persönlich und Ihren Betrieb auswirken.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch einen schönen Montagabend und eine erfolgreiche Woche.

Bleiben Sie mir inspiriert!

Herzliche Grüße

Karin Schleines

Freitag, 23. März 2018

Gutes Zeitmanagement ist angesagt

Liebe Leserin, lieber Leser,

ich hoffe, Sie sind alle gut durch den Winter gekommen. Seit Dienstag haben wir Frühling, aber so richtig nach Frühling fühlt es sich in meiner Region nicht an. Gestern hat es doch tatsächlich nochmals geschneit, mit richtig großen Schneeflocken. Vergangene Woche war bei uns in Wiesbaden Ostermarkt, und ich muss sagen, es war am vergangenen Samstag kälter als zur Zeit des Weihnachtsmarktes. Da hätte man gewiss noch einen Glühwein genießen können.
Foto: Pixabay - Annca

Ich sage immer noch, wir haben "gefühlt" Winter, obwohl am kommenden Wochenende, also in der Nacht vom 24.03. auf den  25.03.2018, die Uhren umgestellt werden. Viele fragen sich denn auch immer, ob die Uhr vor- oder zurückgestellt wird. Mir hat jemand einmal eine gute Eselsbrücke gegeben: "Im Sommer stellen wir die Gartenmöbel vor das Haus. Die Uhr wird also zur Sommerzeit hin eine Stunde vorgestellt.
Im Winter holen wir die Möbel wieder zurück ins Haus. Die Uhr wird eine Stunde zurückgestellt."
Das heißt für uns alle: Samstagnacht Uhren um eine Stunde vorstellen. Wir schlafen also eine Stunde weniger.

Da bei uns die Osterferien beginnen, und viele an diesem Wochenende verreisen, ist es um so wichtiger, die Zeitumstellung im Blickwinkel zu haben.

TIPP: Interview zum Thema Hotel-Knigge  im Newsletter von HRS 
                                         

Ich wünsche Ihnen nunmehr ein schönes Wochenende und all denen, die Ferien und Urlaub haben, eine erholsame Zeit.

Bleiben Sie inspiriert

Herzliche Grüße

Ihre

Karin Schleines




Freitag, 2. Februar 2018

Moderne Umgangsformen - Business Etikette aktuell: Helau, Alaaf & Co.: Fassenachts-Knigge für den Job...

Moderne Umgangsformen - Business Etikette aktuell: Helau, Alaaf & Co.: Fassenachts-Knigge für den Job...: Liebe Leserin, lieber Leser, jetzt haben wir bereits Anfang Februar und nächste Woche beginnt dann schon die Fassenachtswoche. Natürlich g...

Helau, Alaaf & Co.: Fassenachts-Knigge für den Job

Liebe Leserin, lieber Leser,

jetzt haben wir bereits Anfang Februar und nächste Woche beginnt dann schon die Fassenachtswoche. Natürlich gibt es Regionen, in denen die Fassenacht "nitt so doll" gefeiert wird, in vielen Regionen aber herrscht dann in der 5. Jahreszeit "Ausnahmezustand".
Jetzt komme ich ja aus "Wissbaade", und wie wie die "Määnzer" sagen, von "de eebsch Seit". Aber das verneine ich, denn auch die Wiesbadener können feiern.
Ich werde immer mal wieder gefragt, ob es denn einen so genannten Fassenachts-Knigge für die Arbeit gibt. Da kann ich nur sagen: Die Umgangsformenstandards werden auch in der 5. Jahreszeit nicht ausgehebelt und die Regeln sind logischerweise weiterhin zu beachten.
Und hier noch einige Impulse zur Fassenachts-Etikette im Job:

1.
Bedenken Sie immer, es gibt auch Kolleginnen und Kollegen, die die Fassenacht nicht mitfeiern.
Hier heißt es: Einfach akzeptieren, annehmen und "nicht krumm nehmen".

2.
Kostüm im Job? Das sollten Sie mit Ihrem Chef und dem Team besprechen. Möglicherweise besteht die Möglicheit einer kleinen Feier am Fassenachts-Freitag oder am Altweiber-Donnerstag. Ob Sie sich hierfür maskieren können, das muss im Betrieb abgestimmt werden. Für Kundenbesprechungen  / Verhandlungen gilt nach wie vor die entsprechende offizielle Kleiderordnung. Bedenken Sie: Niemand möchte in schwierigen Verhandlungen einem Clown gegenübersitzen.

3.
Ach ja, der Altweiber-Donnerstag und die Krawatte:
Liebe Herren, das gilt für männliche Führungskräfte um so mehr: Wenn Sie sich in einer Fassenachts-Hochburg aufhalten, sollten Sie daran denken, dass Ihnen von den Altweibern die Krawatte abgeschnitten wird. Denken Sie daran, eine Ersatzkrawatte mitzunehmen.
Kommen Sie auch bitte nicht bereits mit abgeschnittener Krawatte ins Büro.

Wenn Sie dennoch keine Ersatzkrawatte mit sich führen, Sie aber einen wichtigen Geschäftstermin haben, so signalisieren Sie es freundlich. Ich kenne viele Herren, die sich dann  z. B. "herauskaufen" mit Kreppeln für die Kollegen. Und für die Altweiber gilt auch: Bitte akzeptieren Sie das Signal. Da gehen auch mal wichtige Verhandlungstermine vor, bei denen der Schlips benötigt wird.

In diesem Sinne: "Ein dreifach donnerndes Helau" aus dem nicht eebsche Wissbaade

Bleiben Sie mir wie immer inspiriert

Herzliche Grüße

Karin Schleines



Freitag, 19. Januar 2018

Moderne Umgangsformen - Business Etikette aktuell: Freud und Leid: Fingerspitzengefühl beim Kondolier...

Moderne Umgangsformen - Business Etikette aktuell: Freud und Leid: Fingerspitzengefühl beim Kondolier...: Liebe Leserin, Lieber Leser, wir haben nunmehr bereits Mitte Januar. Bei uns, wie auch in vielen anderen Gebieten, hat der Sturm gewütet, ...

Freud und Leid: Fingerspitzengefühl beim Kondolieren

Liebe Leserin, Lieber Leser,

wir haben nunmehr bereits Mitte Januar. Bei uns, wie auch in vielen anderen Gebieten, hat der Sturm gewütet, und heute blickt wundersam die Sonne hervor.  Hoch und Tiefs begegnen sich sehr oft, wie oft auch Freud und Leid. Hatten Familien noch vor einigen Wochen schöne Feiertage verlebt, kommt  auf einmal ohne Vorhersage Leid auf, wie z. B. ein urplötzlicher Todesfall, der alle in eine Schockstarre versetzen lässt. Und viele werden denn auch unsicher, wenn sie Angehörige des gerade Verstorbenen treffen.
Fragen wie "Was mache ich, wenn ich die betroffene Nachbarsfamilie sehe"? oder "eine Beerdigung steht an - wie verhalte ich mich  richtig ?" tauchen auf.
Ich habe hier im Folgenden einmal ein paar Gedanken und Impulse  zu Fragen notiert, vielleicht helfen die Antworten dem einen oder anderen:
Foto: Pixabay

1. Kondolieren oder auf die andere Straßenseite gehen?

Wenn Ihnen die engsten Verwandten des Verstorbenen entgegen kommen, so sollten Sie Ihr Beileid aussprechen. Ein Nichtkondolieren wirkt so, als ob man nicht grüßen möchte. Halten Sie sich dabei kurz und versuchen Sie nicht, im möglichen Gespräch von eigenen Trauererfahrungen zu sprechen oder zu erfragen, wie das alles passiert ist. Vermeiden Sie bitte auch Sprüche wie "Die Beerdigung wird nochmal hart...". Das gehört sich einfach nicht.  Hören Sie lieber dem Trauernden zu. Beweisen Sie Fingerspitzengefühl.  Übrigens: Sie werden von Ihrem Gegenüber Signale bekommen, ob man näher auf die Situation eingehen möchte oder nicht und ob man überhaupt Reden möchte.  Richten Sie sich bitte dann danach.

2. Kondolenzbesuch ja oder nein?
Engste Freunde können  einen Kondolenzbesuch machen. Aber fallen Sie bitte nicht "ins Haus", sondern erkunden Sie sich, ob und wenn ja, wann es den Angehörigen recht ist. Auch hier gilt im Gespräch: Erkennen und beachten Sie die Signale des Gegenübers. Hören Sie zu, bieten Sie Unterstützung an.

3. Haben Sie Tipps für das "richtige" schriftliche Kondolieren im Rahmen einer Trauerkarte?
Bekannte schreiben oft Trauerkarten. Diese sind vorgefertigt. Neben der eigentlichen Beileidsbekundung sollten persönliche Worte (bitte handschriftlich) nicht fehlen. Gehen Sie doch  z. B.  darauf ein, was Sie am Verstorbenen so geschätzt haben. Das ist persönlich.
Viele legen Geld der Karte bei. Schreiben Sie hier doch hinzu, für was das Geld bestimmt sein soll, wie z. B. für die Lieblingsblumen des Verstorbenen.

4. Muss ich nach der Trauerfeier mit zum Grab und / oder danach mit zum Kaffeetrinken gehen?

Ob man dem Verstorbenen die letzte Ehre am Grab erweisen möchte, hängt individuell von jedem selbst ab. Beachten Sie: Sollte der Wunsch bestehen, von Beileidsbekundungen am Grab abzusehen, so sollten Sie sich danach richten. Sollten Sie Ihren Trauerbrief oder Ihre Trauerkarte nicht postalisch bereits überbracht haben, so können Sie die Karte vor der Trauerfeier abgeben, entweder beim Angehörigen oder bei der Person, die diese Beileidsbekundungen entgegen nimmt. Sie können auch zusätzlich  ins Kondolenzbuch schreiben, sofern eines ausliegt.
Wenn Sie persönlich zum Kaffeetrinken oder Leichenschmaus eingeladen werden, können Sie die Einladung annehmen. Man hat Sie eingeladen und sich gerichtet.

Ich hoffe, Sie haben Verständnis, dass ich dieses Thema auch einmal fokussiere. Denn in diesen Situationen gibt es bei dem einen oder anderen Unsicherheiten.

Ich wünsche Ihnen allen einen hoffnungsvollen Tag!

Bleiben Sie mir  inspiriert

Herzlichst
Ihre
Karin Schleines